Klaar om de SETQ op te gaan zetten? Zijn alle medisch specialisten en A(N)IOS in het systeem ingevoerd? Zo nee, ga dan nog even terug naar Beheren afdeling, daar helpen we je om ze in het systeem te zetten.

Hieronder gaan we door de volgende stappen om de SETQ nu op te zetten. Hiertoe open je het tabblad Campaigns. Het opzetten gaat iets complexer dan bij de D-RECT, omdat je per specialist een campaign aanmaakt.

Let op! Het proces is sinds 29 november 2022 aangepast, lees onderstaande goed!

1. Met Add campaign maak je een nieuwe evaluatie aan.

• In het eerste scherm bij Variant kies je voor de SETQ om aan te geven dat het om die evaluatie gaat. Druk op Next.
• Bovenin staat Batch name (optional). Daar het gaat om een groep van evaluties, is het handig om hier de gehele batch een naam te geven. Vul hier bijvoorbeeld de naam van de afdeling en de periode in, zoals “Heelkunde, nov 2022”.
• De name (preview) is de naam van iedere evaluatie. Deze mag je zo laten, het systeem plaatst hier automatisch het specialisme en de naam van de specialist.
• De startdatum staat standaard op vandaag, pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
• De optie subscribe me to receive email notifications geeft aan dat je telkens een mail ontvangt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatie is afgerond. Zet deze uit als je dat niet wilt. Druk op Next.

• Je zit nu in het tabje Mail.
• Kies mail-template SETQ_Other_uitnodiging. Druk op de knop rechts om een preview van de e-mail te bekijken.
• Met custom subject-line kun je ervoor kiezen een eigen onderwerp van de email in te geven. 
• Zet auto-invite aan, het systeem zal op de startdatum de uitnodigingen uitsturen.
• Kies reminder-template SETQ_Other_reminder. Ook hier kun je een preview bekijken m.b.v. de knop rechts .
• Ook voor de reminder-mail kun je een eigen onderwerp instellen, dit gaat ook met custom subject-line.
• Zet auto-reminder ook aan, zodat herinneringen worden gestuurd. Hieronder kun je kiezen hoe vaak deze komen, standaard is eens per week goed.
• De opties eronder kun je uit laten staan.
• Druk nu op Next.

3. Toevoegen stafleden

4. Toevoegen A(N)IOS

• Nu zijn we bij Other participants, dit zijn de personen die de evaluaties (mede) gaan invullen.
• Zoek in de boom links naar de juiste afdeling. Druk dan bij A(N)IOS en Fellows op het plusje rechts, deze brengt ineens alle personen in deze map naar rechts.
• Staan er in de selectie rechts personen die er toch niet in horen dan kan je deze er weer uit halen. Dit doe je door op het minnetje bij de naam te drukken.
• Druk nu op Next.

Voor de A(N)IOS

Bij de SETQ zien de A(N)IOS in hun portaal welke specialisten zij kunnen evalueren. Hun uitnodigings e-mail bevat dan ook een link om in het portaal in te loggen. Zij zien dan een overzicht van alle openstaande evaluaties, met per opleider het aantal ontvangen vragenlijsten. De opleiders met het minst aantal ontvangen vragenlijsten staan bovenin, zodat het gemakkelijker is voor de A(N)IOS om de juiste persoon te kiezen.

Rapporten

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch alle rapporten. De specialisten kunnen hun rapport zelf bekijken in hun portaal. Ook hebben zij daar de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met iemand te delen, bv voor een coaching-gesprek. Ook die persoon kan het rapport dan inzien via het portaal.

Een SETQ-rapport wordt alleen aangemaakt als minimaal drie AIOS de supervisor hebben beoordeeld. De zelf-invulling is hiervoor niet benodigd.