Are you ready to set up the SETQ? Have all specialists and residents been added to the system? If not, please return to Managing members and teams, where we can help you add them to the system.

Below, we will go through all steps in setting up the SETQ. To start, please open the tab Campaigns. Setting up the SETQ is a little more complex than the D-RECT, because you will need to set up a separate campaign for each specialist .

Let op! Het proces is sinds 29 november 2022 aangepast, lees onderstaande goed!

1. Use Add campaign to create a new evaluation.

• On the first screen, under Variant , choose the SETQ to specify the type of evaluation. Please press Next.
• Bovenin staat Batch name (optional). Daar het gaat om een groep van evaluties, is het handig om hier de gehele batch een naam te geven. Vul hier bijvoorbeeld de naam van de afdeling en de periode in, zoals “Heelkunde, nov 2022”.
• The name (preview) is de naam van iedere evaluatie. Deze mag je zo laten, het systeem plaatst hier automatisch het specialisme en de naam van de specialist.
• The starting date is automatically set to today, but you can choose to alter this. Please do the same for the ending date.
• By choosing the option subscribe me to receive email notifications geeft aan dat je telkens een mail ontvangt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatie is afgerond. Zet deze uit als je dat niet wilt. Druk op Next.

• Je zit nu in het tabje Mail.
• Choose the mail template SETQ_Other_invitation. Press the button on the right to preview the email.
• With custom subject-line kun je ervoor kiezen een eigen onderwerp van de email in te geven. 
• Switch on the auto-invite aan, het systeem zal op de startdatum de uitnodigingen uitsturen.
• Choose the reminder template SETQ_Other_reminder. You can preview this reminder by clicking the button to the right. .
• Ook voor de reminder-mail kun je een eigen onderwerp instellen, dit gaat ook met custom subject-line.
• Switch on the auto-reminder ook on, zodat herinneringen worden gestuurd. Hieronder kun je kiezen hoe vaak deze komen, standaard is eens per week goed.
• The options below can be left off. .
• Please click Next.

3. Adding staff members

4. Adding residents

• Under Other participants, every person that will be completing an evaluation questionnaire can be added.
• In the section on the left, find the department you are looking for. In the list of Residents and Fellows , click on the plus sign on the right to add these people to your list in the righthand section.
• Are there any people in the righthand list that should not be included? You can remove them from the list bij clicking on the minus next to their name.
• Please click Next.

Voor de A(N)IOS

Bij de SETQ zien de A(N)IOS in hun portaal welke specialisten zij kunnen evalueren. Hun uitnodigings e-mail bevat dan ook een link om in het portaal in te loggen. Zij zien dan een overzicht van alle openstaande evaluaties, met per opleider het aantal ontvangen vragenlijsten. De opleiders met het minst aantal ontvangen vragenlijsten staan bovenin, zodat het gemakkelijker is voor de A(N)IOS om de juiste persoon te kiezen.

Reports

One day after the campaign ends, the system will automatically generate all reports. Specialists can review their report through their personal portal. In addition, they can choose to share the report with other people, for them to access it temporarily. This person will then be able to access this report through the portal as well.

Een SETQ-rapport wordt alleen aangemaakt als minimaal drie AIOS de supervisor hebben beoordeeld. De zelf-invulling is hiervoor niet benodigd.